PENGURUSAN pengetahuan dalam sesebuah organisasi perlu melibatkan proses penentuan, penyusunan, dan pengekalan maklumat serta perkongsian pengetahuan dan pengalaman di kalangan kakitangan. Sesebuah organisasi perlu peka dan memainkan peranan yang penting dalam memastikan pengurusan pengetahuannya cekap dan bermanafaat. Ini bagi memastikan pengetahuan yang terpilih dan penting pada organisasi dapat diperolehi, disimpan dan digunakan pada masa akan datang.
Ia penting dalam memastikan pengetahuan dalaman organisasi, dapat dikenalpasti dan diproses serta disimpan untuk keperluan dan kegunaan masa akan datang. Jika tindakan tidak dilakukan, kemungkinan pengetahuan intelek sedia ada tidak dapat dimanafaatkan untuk keperluan masa hadapan.
Pengurusan pengetahuan ini bertujuan untuk meningkatkan kecekapan organisasi.
Maklumat yang diperolehi perlu dikongsi dalam bentuk yang mudah disebarkan bagi
memaksimumkan keberkesanan perkongsian pengetahuan kolektif organisasi.
Pengurusan pengetahuan memerlukan kakitangan yang terlatih dan berkemahiran bagi
mengenal pasti maklumat dan pengetahuan yang diperlukan serta memberikan impak
kepada sesebuah organisasi.
Ia perlu dianalisa, disusun dan diaudit bagi tujuan penyebaran dan kebeberkesanan pengetahuan secara menyeluruh dalam sesebuah organisasi. Keperluan kepada pengetahuan memerlukan kajian terperinci bagi memastikan impak yang diperolehi setimpal dengan objektif dan sasaran.
Terdapat tiga bidang utama pengurusan pengetahuan iaitu, pengumpulan pengetahuan
berdasarkan keperluan organisasi, menyimpan pengetahuan tertakluk kepada teknologi
yang bersesuaian, serta berkongsi ilmu dan pengetahuan. Dapatan dan capaian
pengetahuan dengan cepat dan dihujung jari merupakan fokus utama masa kini.
Pengurusan pengetahuan yang baik dan cekap dapat membantu organisasi mencapai
objektif yang ditetapkan.
Kepentingan pengurusan pengetahuan dalam sesebuah organisasi juga bertujuan
meningkatkan kecekapan dan membantu organisasi membuat keputusan dengan tepat.
Ia dapat melancarkan perjalanan tugas dan meningkatkan tahap kualiti perkhidmatan.
Selain itu, kakitangan dapat mengakses maklumat kepakaran dan pengetahuan dalam
bentuk yang mudah dan cepat.
Pengurusan pengetahuan yang cekap juga dapat membantu organisasi dalam
peningkatan inovasi. Kemajuan sesebuah organisasi memerlukan elemen kompetitif,
pantas, dan berdaya saing.
Faedah yang boleh diperolehi daripada pengurusan pengetahuan adalah:
Kecekapan melaksanakan keputusan dan tindakan
Kepantasan dalam membuat keputusan
Meningkatkan kerjasama sesama kakitangan
Membina pengetahuan dalam organisasi
Proses pembelajaran dan latihan dapat ditingkatkan
Peningkatan keseronokan bekerja
Peningkatan produktiviti
Kerangka pengurusan pengetahuan perlu merangkumi:
Kakitangan – Kakitangan perlu berkemahiran dan diterapkan budaya kepentingan perkongsian pengetahuan serta diberi peluang menerima insentif.
Mereka juga perlu terlatih bagi menjayakan misi ini.
Proses – Perlu ada sistem yang jelas untuk pelaksanaan pengurusan pengetahuan, bagi tujuan peningkatan inovasi.
Teknologi – Teknologi menyokong pengurusan pengetahuan, membolehkan pengetahuan dapat diakses dalam sistem pengurusan pengetahuan. Teknologi
juga membolehkan serta membantu kakitangan dalam penyimpanan dan dapatan kembali maklumat dengan mudah dan berkesan.
Tadbir urus – Tadbir urus organisasi mesti mengutamakan dan memberi penghargaan kepada kakitangan yang mengamalkan budaya perkongsian
pengetahuan. Ini dapat mencetuskan budaya perkongsian dalam kalangan kakitangan.
Sokongan pengurusan atasan adalah sangat penting dalam menjayakan matlamat ini.
Organisasi yang memanfaatkan sepenuhnya pengurusan pengetahuan lebih mampu
bertindak balas dengan cepat terhadap perubahan keadaan pasaran, menawarkan
perkhidmatan yang lebih baik kepada pelanggan mereka dan meningkatkan inovasi dan
kecekapan mereka.
Secara keseluruhannya, jelaslah di sini bahawa pengurusan pengetahuan adalah sangat penting dan memerlukan kerjasama daripada semua pihak. Bagi merealisasikan
impian ini, organisasi perlu bergerak seiring dengan kemajuan teknologi dan melatih
kakitangan bagi memastikan tujuan dan matlamat dapat dicapai dengan kepakaran
yang ada pada mereka.
Ini kerana mereka memerlukan pendedahan dan cara kerja yang betul dan terlatih bagi menjamin kehendak dan keperluan organisasi dapat dicapai. Organisasi yang berjaya menguruskan pengetahuan dengan baik dan sempurna pasti akan memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada semua.
Oleh: Marhaniza Abdul Halim, Timbalan Ketua Pustakawan Kanan, Perpustakaan
Universiti Sains Islam Malaysia (USIM)
